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Política de Calidad

PROSYNERGO SAS, a través de la prestación de sus servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo, y consciente de la importancia de tener ambientes de trabajo seguros y saludables en todas las empresas, está comprometida con la objetividad y el profesionalismo de sus actividades; logrando así, ser el aliado estratégico que contribuye a la productividad de sus clientes y la transformación de país; mediante la prestación de servicios integrales, seguros, oportunos y humanizados, que contribuyan al bienestar, productividad y calidad de vida laboral

Nuestra política de calidad se fundamenta en los siguientes compromisos:

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST

PROSYNERGO S.A.S. como institución prestadora de servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo, dedicada a ofrecer soluciones integrales desde sus áreas de Medicina del Trabajo, Gestión Integral en Medicina Laboral y Asesoría especializada, reconoce como principio fundamental la protección y preservación de la salud y el bienestar físico, mental y social del talento humano de sus clientes y del propio equipo de trabajo. Por ello, se compromete con el diseño, implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), en cumplimiento del artículo 2.2.4.6.4 del Decreto 1072 de 2015, el cual establece que toda empresa debe adoptar una política clara en esta materia, como parte esencial de su responsabilidad social, ética y legal.

Esta política aplica a todos los niveles de la organización e incluye a los directivos, trabajadores, contratistas, usuarios, clientes y visitantes que participan directa o indirectamente en sus procesos. Está orientado al desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, que incluye la política, la planificación, la organización, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de identificar, valorar e intervenir los riesgos y peligros que pueden generar incidentes y accidentes de trabajo, enfermedades laborales y emergencias a sus directivos, trabajadores, contratistas, usuarios, clientes y visitantes.

La empresa designa un responsable del SG-SST, con el respaldo de la Alta Dirección, el COPASST y la participación activa de todos los colaboradores. Este responsable liderará el sistema en concordancia con la normatividad legal vigente, y garantizará su alineación con los principios establecidos por la empresa.

Para garantizar el cumplimiento de esta política, la Alta Dirección se compromete a:

POLÍTICA DE GESTIÓN AMBIENTAL

PROSYNERGO SAS, está comprometida con el respeto al medio ambiente en el desarrollo de todas sus actividades; para ello, atiende no sólo a las necesidades del presente, sino que prevé, en la medida de lo posible, las que en el futuro el medio ambiente y la sociedad en su conjunto van a requerir al sector. En consecuencia, tanto la política como las estrategias y los objetivos derivados de ella son revisados anualmente a fin de adaptarlos a los nuevos requerimientos. Los principios básicos que rigen dicha política son los siguientes:

POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE

La Seguridad del Paciente es una prioridad estratégica y de interés de la alta Dirección de PROSYNERGO S.A.S, reiterando así, su compromiso en la promoción de un entorno seguro para los pacientes, disminuyendo el riesgo y/o probabilidad de ocurrencia de eventos adversos e incidentes derivados de la atención en salud o de mitigar sus consecuencias; a través de la implementación de una cultura de seguridad, una cultura justa y no punitiva frente a los eventos, pero sin fomentar la irresponsabilidad.

PROSYNERGO S.A.S, sigue los lineamientos nacionales e internacionales orientados al fortalecimiento de la Seguridad del Paciente. Esta política implica adhesión y compromiso de todos los colaboradores a nivel directivo, académico, administrativo y asistencial mediante el despliegue de metodologías científicamente probadas y la adopción de buenas prácticas de seguridad del paciente.

Nuestros compromisos como institución prestadora de servicios de salud segura son:

  1. Atención segura y humanizada: Brindar servicios de promoción, prevención, diagnóstico y control de riesgos laborales con prácticas clínicas y administrativas seguras, oportunas y centradas en el usuario.
  2. Gestión de riesgos: Identificar, analizar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad del paciente en cada uno de los procesos asistenciales y de apoyo.
  3. Prevención de eventos adversos: Implementar barreras de seguridad, protocolos y listas de verificación para minimizar la ocurrencia de incidentes y eventos adversos.
  4. Cultura de seguridad: Fomentar en todo el talento humano una cultura justa, de aprendizaje y reporte, donde se privilegie la notificación y el análisis de incidentes sin ánimo de sanción, buscando oportunidades de mejora.
  5. Participación activa de los usuarios: Promover que los trabajadores y empresas participen en su seguridad, a través de la información clara, la educación en salud y la comunicación efectiva durante la atención.
  6. Mejora continua: Establecer planes de mejoramiento permanentes, basados en la autoevaluación, auditoría de procesos y gestión de indicadores de seguridad, garantizando resultados seguros y confiables.

POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE CONSUMO DE TABACO, ALCOHOL Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS

PROSYNERGO S.A.S. comprometida con el bienestar, la salud y la seguridad de sus trabajadores, contratistas, usuarios, clientes y comunidad, establece la presente política con el propósito de prevenir el consumo de tabaco, alcohol y sustancias psicoactivas en el entorno laboral. Esta política se fundamenta en el principio de generar ambientes de trabajo saludables y libres de factores que afecten negativamente el desempeño, la salud física y mental, y el entorno social.

En cumplimiento de la Ley 2354 de 2024, se incluyen dentro de esta política los vapeadores, cigarrillos electrónicos, aerosoles y demás dispositivos de administración de nicotina, los cuales también están prohibidos en los espacios laborales de la organización.

Está estrictamente prohibido presentarse a las instalaciones de la empresa o a cualquier lugar donde se realicen funciones laborales bajo el efecto de alcohol, tabaco, sustancias psicoactivas, vapeadores o dispositivos similares que alteren el estado físico o mental del individuo. No se permite el consumo de tabaco, alcohol, sustancias psicoactivas, cigarrillos electrónicos, vapeadores ni aerosoles durante el horario laboral, ni en espacios físicos o virtuales donde se desarrollen actividades de la empresa.

La empresa difundirá y aplicará mecanismos internos de prevención y control frente al consumo de estas sustancias, fomentando una cultura organizacional responsable y consciente del autocuidado. Se desarrollarán actividades de información, capacitación y sensibilización dirigidas a trabajadores, contratistas y demás partes interesadas, orientadas a la prevención del consumo de tabaco, alcohol y sustancias psicoactivas, así como a la promoción de estilos de vida saludables.

Se espera de los trabajadores y contratistas una conducta coherente con esta política, participando activamente en las actividades de sensibilización y dando ejemplo de responsabilidad y compromiso con el bienestar común.

El cumplimiento de esta política es una condición obligatoria de vinculación laboral y contractual. El incumplimiento de la misma podrá acarrear sanciones disciplinarias, de acuerdo con el reglamento interno de trabajo y la normatividad vigente.

PROSYNERGO S.A.S. ratifica su compromiso con un ambiente laboral sano, seguro y productivo, invitando a todos sus colaboradores a asumir esta política con responsabilidad y conciencia

POLITICA DE PREVENCIÓN DEL ACOSO LABORAL

PROSYNERGO S.A.S. en su compromiso con el respeto por la dignidad humana y el bienestar psicosocial de todos sus colaboradores, establece la presente política para prevenir, atender y erradicar el acoso laboral en todas sus formas, garantizando un ambiente de trabajo sano, seguro, inclusivo y libre de violencia.

Esta política incluye medidas específicas para prevenir actos de discriminación, acoso o exclusión hacia personas pertenecientes a las comunidades LGBTQ+, y promueve una cultura organizacional basada en el respeto, la diversidad, la equidad y la inclusión.

Todos los trabajadores, contratistas y partes interesadas deben velar por el cumplimiento de los valores institucionales: puntualidad, empatía, talento, seguridad e inspiración, como principios fundamentales de convivencia.

PROSYNERGO SAS prohíbe cualquier conducta o comportamiento que represente acoso laboral, entendido como todo acto persistente y demostrable que atente contra la dignidad o integridad de una persona en el contexto de sus funciones.

Toda queja o denuncia será tratada con confidencialidad, garantizando el debido proceso y la intervención oportuna a través del Comité de Convivencia Laboral, respetando los derechos tanto del denunciante como del presunto implicado.

Se promoverán espacios seguros de diálogo, participación y consulta con el talento humano, donde las opiniones, ideas y diversidad de pensamiento sean valoradas sin distinción, promoviendo entornos libres de discriminación y exclusión.

 PROSYNERGO S.A.S. reitera su compromiso con la promoción de un ambiente laboral digno, libre de cualquier forma de acoso, violencia o discriminación, fomentando relaciones laborales basadas en el respeto mutuo, la inclusión y la igualdad de oportunidades para todos.

POLÍTICA DE SERVICIO DE INFORMACIÓN Y ATENCION AL USUARIO (SIAU)

PROSYNERGO S.A.S  se compromete a gestionar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones de los usuarios, garantizando su oportuna canalización, análisis y solución; con estrategias orientadas hacia la humanización en la atención, difusión y socialización de los derechos y deberes de nuestros usuarios e identificación de las barreras de acceso; promoviendo así la satisfacción y la fidelización de los usuarios hacia la obtención de necesidades y expectativas con nivel superior de calidad y el mejoramiento de la cultura de participación, motivación, integración e interacción del usuario con las diferentes instancias de la IPS. 

POLITICA DE DIVERSIDAD EQUIDAD E INCLUSIÓN

PROSYNERGO SAS se compromete a garantizar un entorno laboral de atención inclusivo, equitativo y libre de discriminación, donde toda la comunidad sea valorada y respetada, reconociendo y promoviendo la diversidad y diferencias entre personas en todas sus formas (género, etnia, edad, discapacidad, orientación sexual, etc.).

Esta política aplica para todo el personal de la IPS, incluyendo directivos, colaboradores, contratistas, proveedores, clientes y usuarios en interacción con nuestros servicios.

De esta forma se garantiza el acceso justo a oportunidades, reconociendo y corrigiendo desigualdades, con una inclusión y participación sin barreras de todas las personas en condiciones de igualdad.

Asumiendo el compromiso de:

POLITICA DE SEGURIDAD VIAL

PROSYNERGO SAS comprometida con la seguridad, la salud integral y el bienestar de sus trabajadores, usuarios, contratistas y la comunidad en general, establece esta política con el propósito de promover prácticas seguras de movilidad segura y prevenir siniestros viales asociados con la operación y desplazamientos laborales. Protegiendo la vida y la salud de los colaboradores, contratistas, usuarios, proveedores y terceros relacionados con la operación asistencial y administrativa de la IPS.

Esta política aplica para todo el personal de la IPS, incluyendo directivos, colaboradores, contratistas, proveedores, clientes y usuarios en interacción con nuestros servicios y a terceros que desempeñen funciones en nombre de la institución, vehículos contratados o propios utilizados por la IPS en desarrollo de su actividad

Asumiendo el compromiso de:

Cumpliendo así con la mejora continua de sus procesos relacionados con la seguridad vial, fomentando un entorno más seguro para sus trabajadores, usuarios y la comunidad en general. Todo conductor de vehículo institucional, propio o contratado debe asumir el compromiso de cumplir esta política como parte de su responsabilidad profesional y ética. Garantizando así el cumplimiento de la legislación vigente en materia de tránsito terrestre, promoviendo la seguridad vial, la calidad en la prestación del servicio, el respeto por el espacio público y la protección del medio ambiente.

La política será revisada anualmente o cuando las condiciones operativas legales lo exijan. Se establecerán indicadores de gestión para medir su efectividad y se adoptarán medidas de mejora según los resultados obtenidos.

POLITICA DE GESTIÓN HUMANA

PROSYNERGO está comprometida con la gestión humana de sus colaboradores, garantizando condiciones laborales dignas, éticas y en respeto absoluto de los derechos humanos, con el fin de proporcionar atención de salud de calidad y promover el bienestar tanto de los usuarios como de los trabajadores. Como institución prestadora de servicios de salud, reconoce que el talento humano es un eje fundamental para garantizar una atención humanizada, segura y de calidad. Por ello, adopta esta Política de Gestión Humana con el propósito de generar entornos laborales dignos, seguros, inclusivos y respetuosos de los derechos humanos y laborales, en el marco de los principios del trabajo decente.

Esta política se desarrolla bajo el marco de la normativa nacional vigente, en particular el Decreto 1527 de 2024, que regula los derechos laborales y de bienestar en el sector salud, aplicando y promoviendo un ambiente de trabajo libre de cualquier forma de discriminación.

Asumiendo el compromiso de:

Esta Política de Gestión Humana hace parte del compromiso con la calidad en la atención, el fortalecimiento del talento humano en salud y la promoción del trabajo digno y decente. Su cumplimiento es obligatorio para todos los niveles de la organización y será objeto de seguimiento, evaluación y mejora continua.

POLITICA DESCONEXIÓN LABORAL.

PROSYNERGO IPS, garantizando el respeto de su tiempo de descanso, permisos, licencias y vacaciones, y propiciando un equilibrio adecuado entre la vida personal, familiar y laboral, conforme a lo dispuesto en la Ley 2191 de 2022. Establece los lineamientos que regulan el derecho a la desconexión laboral de los colaboradores.

Esta política aplica a todos los trabajadores, contratistas y colaboradores de, independientemente de su modalidad de vinculación laboral.

Quedan exceptuados:

Asumiendo el compromiso de:

PROSYNERGO IPS garantizará procesos de capacitación periódica a todo su personal sobre el derecho a la desconexión laboral, su importancia, y los procedimientos establecidos para su protección. La reiterada vulneración del derecho a la desconexión laboral, debidamente comprobada, podrá constituir una conducta de acoso laboral y dar lugar a las sanciones establecidas en el reglamento interno de trabajo y demás normas vigentes.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROSYNERGO

OBJETO: El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de PROSYNERGO S.A.S., según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO: PROSYNERGO S.A.S. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo:

TRATAMIENTOS Y FINALIDADES GENERALES DE LA INFORMACIÓN

INFORMACIÓN DE LOS PROVEEDORES Y ACREEDORES

INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES

INFORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS, TRABAJADORES RETIRADOS, PENSIONADOS Y CANDIDATOS A OCUPAR VACANTES

INFORMACIÓN DE USUARIOS Y SUS FAMILIAS

PROSYNERGO S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.

DERECHOS DEL TITULAR

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de PROSYNERGO S.A.S.

La consulta deberá ser formulada por medio de correo electrónico protecciondatosprosynergo@gmail.com.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de PROSYNERGO S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Jesús David Maure Pérez al correo electrónico protecciondatosprosynergo@gmail.com la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PROSYNERGO S.A.S.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013: Tratándose de datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 de 2013 y considerando la imposibilidad manifiesta de solicitar a cada titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales dada la desactualización de su información de contacto, el comunicado informativo publicado en la cartelera institucional y en la página web de la empresa, que se anexa al presente manual (ver anexo No 02) debe considerarse como mecanismo eficiente de comunicación a efectos de solicitar la autorización del (los) titular(es) con el propósito de continuar con el tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 que reglamentó parcialmente la ley 1581 de 2012.

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD: PROSYNERGO S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la cartelera institucional.

ACEPTACIÓN: Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos

VIGENCIA Y APROBACIÓN DE LAS POLITICAS INSTITUCIONALES

Las presentes Políticas Institucionales rigen a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través de los medios que considere la Gerencia y estarán sujetas a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales.

Las presentes Políticas Institucionales serán publicadas y visibles en todos los centros de trabajo, compartida con las partes interesadas y promovida como parte integral de la cultura organizacional de PROSYNERGO S.A.S

Se firman y aprueban las anteriores políticas institucionales a los 12 días del mes de Septiembre de 2025.

Jesús David Maure Pérez

Representante Legal